在Word中高效率應(yīng)用表格的選擇錄入功能

　　年終歲末，每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設(shè)計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。

　　一、在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

　　在這里我們還是舉個例子來說明我們的設(shè)計思路吧！比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統(tǒng)計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復(fù)重復(fù)輸入的，那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現(xiàn)一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

　　圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表

　　要實現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進行如下設(shè)置。

　　第一步：設(shè)計表格

　　先打開一個Word文檔，在其中根據(jù)需要先設(shè)計好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。

　　第二步：插入下拉型窗體域

　　下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設(shè)計的這個表格錄入系統(tǒng)工具，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

　　具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

　　圖2窗體工具欄

　　窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。

　　圖3設(shè)計下拉項

　　這樣一個單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。

　　第三步：保護窗體

　　下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會出現(xiàn)一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。

　　二、在Excel中設(shè)置“有效性”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

　　還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。

　　圖4設(shè)計表格大體輪廓

　　先在Excel工作表中設(shè)計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。

　　再點“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。

　　圖5數(shù)據(jù)來源設(shè)置

　　此時只要用鼠標點中區(qū)域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設(shè)置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。

　　圖6項目錄入

　　上面說到的兩種在Word和Excel中實現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧！

　　潤乾數(shù)據(jù)填報解決方案

　　企業(yè)對數(shù)據(jù)填報的具體需求一般可總結(jié)為以下幾個方面：

　　快速設(shè)計、發(fā)布填報表單

　　通過報表設(shè)計器可快速開發(fā)部署用于數(shù)據(jù)采集的電子表單模板，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部/外部的數(shù)據(jù)采集功能。能夠設(shè)計各種填報表單樣式、能夠采用多種html控件錄入數(shù)據(jù)，并進行數(shù)據(jù)校驗。

　　業(yè)務(wù)人員快速制表

　　對于企業(yè)運營過程中一些臨時性的或者是非核心業(yè)務(wù)類的數(shù)據(jù)采集需求，這種情況：一般填報表樣式是相對簡單也或者是臨時性的，企業(yè)的需求反映為需要一種界面友好、快速定制的工具來迅速的完成這類填報表的設(shè)計發(fā)布。

　　數(shù)據(jù)分級報送

　　企業(yè)多級組織機構(gòu)采集某類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時，需要經(jīng)過一個由上往下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)下達，以及由下往上的數(shù)據(jù)填寫報送的過程，以滿足企業(yè)數(shù)據(jù)逐級填報、匯總、審批、上報的數(shù)據(jù)報送需求。

　　表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制

　　要求對于系統(tǒng)中不同角色的使用者，可以設(shè)定表單任意填報區(qū)域的讀/寫，顯示/隱藏的權(quán)限，使表單設(shè)計可靈活的與應(yīng)用系統(tǒng)集成。

　　潤乾數(shù)據(jù)填報解決方案

　　多源填報模型

　　潤乾報表的填報，基于動態(tài)庫表關(guān)聯(lián)技術(shù)的填報功能，支持多表回填、事務(wù)同步、來去無關(guān),從而比起簡單的單表直接填報更能適應(yīng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求，完美解決數(shù)據(jù)入庫的難題，極大提高填報表單的處理效率。

　　豐富的編輯風(fēng)格

　　潤乾報表在瀏覽器端采用純HTML填寫方案，提供最豐富的數(shù)據(jù)錄入編輯風(fēng)格。

　　自定義填報

　　潤乾自定義填報功能使得用戶避免了需要使用專門的報表設(shè)計器設(shè)計、發(fā)布填報表模板，讓業(yè)務(wù)人員輕松參與到制表過程中，真正實現(xiàn)為用戶的隨需而動，提升應(yīng)用效率。

　　分級填報流程

　　潤乾分級填報流程解決方案為用戶提供了一套完整的多級機構(gòu)分級填報流程控制機制，能幫助用戶輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集報送與匯總分析，快速管理填報任務(wù)、即時匯總和查詢填報結(jié)果。

　　填報表單權(quán)限控制

　　潤乾報表支持兩個層級的權(quán)限控制：表單權(quán)限控制、表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制。

　　表單權(quán)限控制可設(shè)定是否有使用某一報表的權(quán)限

　　表單數(shù)據(jù)權(quán)限控制可控制報表單元格的讀/寫，顯示/隱藏權(quán)限

　　行式填報

　　潤乾報表采用了獨特的數(shù)據(jù)集緩存技術(shù)，可以很好地保持新增、修改、刪除的記錄狀態(tài)，從而根本上解決了b/s模式下利用純html網(wǎng)頁實現(xiàn)增刪行的功能。

　　離線填報

　　潤乾報表支持將填報表單保存為本機html文件，離線填寫可反復(fù)保存，校驗規(guī)則保留

　　填報調(diào)度

　　填報調(diào)度功能實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的定時自動轉(zhuǎn)儲，可以很好地完成由原始數(shù)據(jù)庫向中間數(shù)據(jù)庫和文件服務(wù)器的轉(zhuǎn)化過程。支持多種任務(wù)類型、靈活的參數(shù)遍歷機制和豐富的推送功能。

　　方案優(yōu)勢與特點

　　報表展現(xiàn)和數(shù)據(jù)填報一體化：采用潤乾報表設(shè)計器可以簡單快速的完成各種樣式復(fù)雜報表、填報表的設(shè)計制作。

　　多數(shù)據(jù)源支持：潤乾報表獨有的動態(tài)庫表關(guān)聯(lián)技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與報表任意單元格間的對應(yīng)。數(shù)據(jù)展現(xiàn)和數(shù)據(jù)填報“來去無關(guān)”，即同一張報表數(shù)據(jù)的“讀”和“寫”可來源于多個數(shù)據(jù)源。

　　便捷的數(shù)據(jù)錄入方式：支持各種數(shù)據(jù)編輯風(fēng)格，支持離線填報、支持填報表組的方式填報數(shù)據(jù)，并支持采用excel文件直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)到填報表。

　　過程控制和權(quán)限控制自由：潤乾報表填報方案支持自定義填報和填報下發(fā)流程管理，可以方便的由業(yè)務(wù)人員快速制表、發(fā)布和管理填報任務(wù)、即時匯總和查詢填報結(jié)果。

　　靈活的填報調(diào)度功能，滿足各種不同的定時生成填報表單的需求。

　　方便的部署和維護，可無縫集成到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中。

　　潤乾報表的數(shù)據(jù)填報解決方案請參見 《 潤乾數(shù)據(jù)填報解決方案》

　　FineReport報表為金財工程提供數(shù)據(jù)安全保障服務(wù)

　　帆軟與用友集團的全資子公司春元公司全力合作，共同服務(wù)于“政府財政管理信息系統(tǒng)”即“金財工程”，讓FineReport報表工具在財政領(lǐng)域創(chuàng)下了赫赫戰(zhàn)績。

錄入軟件 　　國務(wù)院將財政部規(guī)劃建立的“政府財政管理信息系統(tǒng)”定名為“金財工程”,并把“金財工程”列為國家電子政務(wù)十二個重點工程之一。“金財工程”是利用先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，支撐預(yù)算管理、國庫集中收付和財政經(jīng)濟景氣預(yù)測等核心業(yè)務(wù)的政府財政綜合管理信息系統(tǒng)。

　　“金財工程”建設(shè)共分為業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和安全保障體系三個方面，而在此項目中，F(xiàn)ineReport報表應(yīng)用于全國近千個區(qū)縣級財政局的財政系統(tǒng)的BS版本數(shù)據(jù)展示，以及江蘇、河南、浙江、廣東等省級財政系統(tǒng)的報表和表單支持(包括預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng))。

　　首先，財政業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)包括預(yù)算、采購、國債、收入、工資發(fā)放等各種應(yīng)用管理系統(tǒng)，需要保證各項數(shù)據(jù)的高度精確性。FineReport報表靈活高效的設(shè)計器和小鍵盤快速錄入最大限度的保證輸入的準確性，而單元格動態(tài)控制、數(shù)據(jù)校驗和增刪改查、自動計算、流水號等智能化設(shè)置，也為減少人工失誤作出了極大的貢獻。同時，F(xiàn)ineReport報表強大而方式多樣的數(shù)據(jù)展示功能和BS管理架構(gòu)使得整個應(yīng)用體系的管理更加便捷更加人性化。

　　其次，金財工程需要建立一個覆蓋全國各級財政部門和財政資金使用部門的縱橫向三級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)錄入軟件。FineReport報表軟件創(chuàng)新性的多人遠程協(xié)助設(shè)計報表模板，強大的模板鎖定、解鎖功能和權(quán)限控制通用表單數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，有力的保證了多人協(xié)作的高效和同步，保證這樣一個覆蓋面廣、體系復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠有效運行。

　　再次，金財工程還要建立統(tǒng)一的安全保障體系。而FineReport報表系統(tǒng)基于RBAC(Role Based Access Control，基于角色的訪問控制模型)的權(quán)限控制系統(tǒng)，實現(xiàn)了用戶與訪問權(quán)限的邏輯分離，更符合企業(yè)的用戶、組織、數(shù)據(jù)和應(yīng)用特征，很好了保障了企業(yè)數(shù)據(jù)安全。

　　由此看出，F(xiàn)ineReport這些一一對應(yīng)的功能特性使得帆軟毋庸置疑成為最合適的報表工具，被春元公司一眼相中，欣然結(jié)為合作伙伴，齊心協(xié)力為“金財工程”這一關(guān)乎民生具有全國意義的重大項目傾注自己的力量。同時此次項目無疑為帆軟在財政和政務(wù)領(lǐng)域上的成熟寫下光輝的一筆。