超級表單致遠(yuǎn)V5出奇制勝的法寶

　　2013年，致遠(yuǎn)軟件最新的協(xié)同管理軟件V5橫空出世，成都置業(yè)有限公司作為致遠(yuǎn)軟件的優(yōu)質(zhì)合作伙伴，成為了首批應(yīng)用客戶。從2009年開始，便與致遠(yuǎn)軟件有了親密接觸，合作開始于A6，四年的并駕齊驅(qū)，四年的交互融合，日臻成熟發(fā)展壯大，致遠(yuǎn)軟件也脫胎換骨推出全新的協(xié)同管理平臺(tái)V5。這些年間，隨著協(xié)同管理軟件功能的增加和強(qiáng)化，的軟件應(yīng)用創(chuàng)新也在一直持續(xù)，其自身工作流程的更新優(yōu)化、整合提升也在不斷地進(jìn)行，工作表單模板的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用已深入人心，工作協(xié)同程度已日臻一致。2013年，開始進(jìn)行集團(tuán)化改造，與此同時(shí)與致遠(yuǎn)軟件加強(qiáng)合作，搶先部署最新的A8-V5 集團(tuán)版，在9月1日正式上線投入使用，并于10月11日在全國第一個(gè)完成了V5版本的驗(yàn)收，如此協(xié)同應(yīng)用與管理也進(jìn)入全新時(shí)期。

　　對于V5，給予了很高的評價(jià)，在他們不懈鉆研與嘗試下，利用V5的新功能打造出了“超級表單“，使其內(nèi)部管理更高效快捷、更省時(shí)。在10月25日的致遠(yuǎn)用戶大會(huì)上，的代表吳忠先生，為與會(huì)嘉賓介紹了“超級表單”的詳細(xì)情況，嘉賓們在觀摩后給予了高度評價(jià)，并將這些“超級表單”譽(yù)為V5出奇制勝的法寶。

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　　在致遠(yuǎn)軟件眾多的用戶中，的表單應(yīng)用相當(dāng)出色，其特點(diǎn)有：界面上標(biāo)準(zhǔn)制作、美觀統(tǒng)一、清爽簡約;功能上智能易用、自動(dòng)填充、嚴(yán)格判斷;流程上力求通用、嚴(yán)謹(jǐn)分支、調(diào)整靈活。在看來，表單是協(xié)同管理軟件的靈魂，只有高質(zhì)量的表單才能保障高質(zhì)量的管理。2013年，在升級A8-V5集團(tuán)版過程中，所有表單完全重新制作，在沿襲原有表單特點(diǎn)、特性的同時(shí)，大量利用V5平臺(tái)中的新功能，使得原有的表單也進(jìn)行了一次升級，從而打造出了“超級表單”。這些“超級表單”，是在V5之前版本的協(xié)同上無法實(shí)現(xiàn)的，應(yīng)該說是V5這個(gè)“超級協(xié)同”誕生出了“超級表單”，“超級表單”所展現(xiàn)的諸多亮點(diǎn)都是V5平臺(tái)優(yōu)異特性的呈現(xiàn)。

　　“超級表單”可以“一表多用、一表多能”，它能大大減少管理、維護(hù)的工作量;它帶給使用者的感受是更加的簡便，其高度的智能化大大減少使用者填寫錯(cuò)誤的可能，其超強(qiáng)的適應(yīng)性大大避免自建協(xié)同所帶來的風(fēng)險(xiǎn)與不確定性。“超級表單”是提高工作效率、提高工作質(zhì)量的法寶。

　　一、V5表單應(yīng)用新功能四大“相當(dāng)”

　　1. 意見回寫相當(dāng)完整

　　功能：

　　將表單審核、審批人員的在意見框中錄入的內(nèi)容完整回寫到表單中指定的位置。

　　應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：

　　(1)避免審核、審批人員多處錄入意見，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤;

　　(2)回寫的同時(shí)記錄審核、誰批人員姓名與處理的日期時(shí)間，讓意見更一目了然;

　　(3)對于需要打印的表單，只需打印表單本身即可，不必再打印“處理意見”，減少辦公開支。

　　2. 校驗(yàn)規(guī)則相當(dāng)智慧

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　　功能：

　　對表單數(shù)據(jù)域中填寫的內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)檢查，對填寫的內(nèi)容不符合預(yù)置要求的加以提醒，防止表單中填寫的內(nèi)容不準(zhǔn)確或者錯(cuò)誤。

　　應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：

　　(1)避免填寫了不準(zhǔn)確、錯(cuò)誤的內(nèi)容后發(fā)起表單，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤;

　　(2)可以強(qiáng)制性地將公司管理制度中的規(guī)定、要求落地到表單中;

　　(3)提醒員工出錯(cuò)的原因，告知如何修正不準(zhǔn)確、錯(cuò)誤的內(nèi)容。

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　　3. 計(jì)算公式相當(dāng)強(qiáng)大

　　功能：

　　(1)除了根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域進(jìn)行數(shù)值計(jì)算外，還可以根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域進(jìn)行文本字符串的動(dòng)態(tài)組合;

　　(2)除了進(jìn)行單條件下的數(shù)值計(jì)算和動(dòng)態(tài)組合外，還可以根據(jù)表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域的數(shù)值、文本進(jìn)行條件判斷，設(shè)置不同情況下的數(shù)值計(jì)算或動(dòng)態(tài)組合公式。

　　應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：

　　(1)表單中的文本字符串可以按設(shè)置的要求進(jìn)行賦值、組合;

　　(2)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行多條件判斷，不同的條件設(shè)置自身對應(yīng)的計(jì)算公式，從而得出不同條件下所對應(yīng)的數(shù)值或文本字符串，輕松的實(shí)現(xiàn)“多位一體”;

　　(3)可以強(qiáng)制性地將公司管理制度中規(guī)定的計(jì)算方式落地到表單中進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤。

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　　4. 高級權(quán)限相當(dāng)靈活

　　功能：

　　根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域的數(shù)值、文本進(jìn)行條件判斷，設(shè)置不同情況下表單中不同控件的瀏覽、編輯、隱藏及必填屬性。

　　應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：

　　(1)表單中的控件在不同的情況下，其瀏覽、編輯、隱藏、必填屬性可以進(jìn)行變換;

　　(2)通過對表單控件屬性進(jìn)行變換，可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)控控件的數(shù)據(jù)錄入，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤;

錄入軟件 　　(3)通過表單中控件的聯(lián)動(dòng)，可以定制出表單中的開關(guān)，達(dá)到“靈動(dòng)開合”的效果，實(shí)現(xiàn)諸如“零申報(bào)”等功能，方便使用。

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　　二、“超級表單”實(shí)例

　　1. 多位一體

　　在V5協(xié)同誕生之前，可能因?yàn)楸韱蝺?nèi)容的些許不同，就要制作不同的表單(如職務(wù)層級不同，評核內(nèi)容就不同，但是評核方式差異不大)來適應(yīng)工作的需要，維護(hù)起來相對不是那么便利;同時(shí)，表單的查詢也不是很方便。

　　在V5平臺(tái)下，通過高級權(quán)限設(shè)置，將原本要顯示的內(nèi)容保存到表單數(shù)據(jù)域中，根據(jù)不同的條件情況顯示不同的內(nèi)容，很容易地將多個(gè)表單合并錄入軟件，如此“多位一體”，查詢統(tǒng)計(jì)再也不是什么難事。

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　　2. 靈動(dòng)開合

　　在填寫表單時(shí)，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行諸如“是否”、“有無”一類的判斷，并且往往需要進(jìn)行唯一性選擇。在實(shí)際情況中，有可能每一個(gè)選項(xiàng)所對應(yīng)的填寫內(nèi)容都有所不同。因此，設(shè)置開關(guān)，調(diào)整不同情況下各個(gè)表單數(shù)據(jù)域的屬性(瀏覽、編輯、隱藏、追加及必填)，能夠使填寫表單輕松不少，免去了很多面對表單數(shù)據(jù)域錄入數(shù)據(jù)時(shí)思前想后的煩惱。

　　在V5平臺(tái)下，通過高級權(quán)限設(shè)置，很容易地將單選按鈕變成靈動(dòng)的開關(guān)，讓表單也跟著靈動(dòng)起來。比如，給作為開關(guān)的單選按鈕給定初始值，填寫界面就呈現(xiàn)出默認(rèn)的樣式(往往是最常用的樣式)。

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　　3. 真情交互

　　表單在審批中、審批后，有必要將事中處理情況、事后執(zhí)行情況記錄到表單中，如此才能完整地體現(xiàn)一個(gè)工作流的審核、審批、執(zhí)行的整體記錄，便于今后對于相關(guān)工作的回顧與查證。

　　的表單大量地做了交互使用，很多工作流完成審批后，會(huì)回到發(fā)起人手中，交由其填寫處理的情況;或者傳遞到相關(guān)的員工手中，完成應(yīng)履行的工作(如請假后銷假、給合同蓋章、收回借閱資料等)，之后由該員工記錄其處理的情況。如此可以把某項(xiàng)事務(wù)的審核、審批過程及其之后的處理、進(jìn)展情況完整地記錄到表單中，使員工處理工作事務(wù)能自覺反饋，員工之間得到更好的交互體驗(yàn)。部分表單更是將相關(guān)附件連帶制作，審批完成后，相關(guān)的附件文件也自動(dòng)生成完畢錄入系統(tǒng)工具，直接打印后即可使用，避免了二次填寫可能造成的錯(cuò)誤。

　　如此，表單能將工作事務(wù)的真實(shí)情況完整地記錄下來，方便今后的查詢，并且審批之后的后續(xù)工作得以記錄，很容易落實(shí)處理責(zé)任，避免“審批過程沒問題，審批之后出問題”的現(xiàn)象發(fā)生。

　　4. 無敵萬用

　　自建協(xié)同流程是不少協(xié)同軟件使用者為之著迷之處，因?yàn)檫@帶來了不少的方便快捷。然而，正是因?yàn)樽越ǎ茈y控制使用者不遵守公司制度、流程、權(quán)限隨意創(chuàng)建協(xié)同，由此可能產(chǎn)生不可規(guī)避的錯(cuò)誤(包括客觀的軟件使用不熟、制度權(quán)限掌握不夠，以及主觀故意的繞開審核等等)，并且由于不能查詢統(tǒng)計(jì)自建協(xié)同，很難掌握使用者自建協(xié)同的情況，事后的查詢檢索也相當(dāng)困難(若出現(xiàn)相關(guān)人員離職等情況)。因此，一直致力于模板表單制作，以此盡可能使員工少自建協(xié)同，從而使工作事務(wù)流程更加規(guī)范。

　　在V5平臺(tái)下，毫不遲疑地關(guān)閉了除高層員工、部門負(fù)責(zé)人以外員工的新建協(xié)同權(quán)限。為了不由此帶來工作的不便錄入軟件，《文件呈遞與審批單》被催生出來，它基本替代了新建協(xié)同的功能，融合了文件呈遞、文件審批的功能，同時(shí)在審批時(shí)還可以進(jìn)行會(huì)簽，使用者可根據(jù)具體的實(shí)際情況選擇文件只呈遞、只審批、只會(huì)簽審批、審批后呈遞、會(huì)簽審批后呈遞。如此，事務(wù)的審批能很好地適應(yīng)公司的制度、流程與權(quán)限，因此這個(gè)表單可謂“無敵萬用”。

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錄入軟件 　　致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)已伴隨同行了四余年。這些年，恰恰是發(fā)展日漸快速、管理日臻完善的時(shí)期，致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)真切見證了這一切，也見識(shí)了員工不斷挖掘系統(tǒng)潛力的努力、不斷開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用的心力、不斷發(fā)揮系統(tǒng)實(shí)力的能力。

　　“向軟件要效益”已不再是想象，這幾年的變化中，協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)揮的作用、給予的貢獻(xiàn)影響深遠(yuǎn)。協(xié)同辦公的理念已深入的骨髓，深入員工的心靈，協(xié)同辦公系統(tǒng)已成為不可或缺的一部分。

　　今天的已在向集團(tuán)化企業(yè)邁進(jìn)，信息化管理也將更上一個(gè)臺(tái)階。致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)已完成了從A6 3.0企業(yè)版到A8-V5集團(tuán)版的升級，她將伴繼續(xù)前行，去迎接更加美好的明天!